Anbefalinger fra NJF vedrørerende booking

Konsertarrangør og artist står som oftest i et gjensidig avhengighetsforhold til hverandre. Arrangørene er åpenbart avhengige av at artistene vil spille på klubben. Artistene på sin side er avhengige av inntektene de får ved en spillejobb. Dessuten kan konsertene være med på å øke platesalget for de mer etablerte artistene, eller være en visningsarena for de uetablerte. Dette behovet bør konsertarrangøren imøtekomme, blant annet ved å gi gode nok honorarer.

Finansiering av konserter og turneer med norske artister er ofte et samspill mellom utøvere og arrangører, der utøverne kan bruke tilskudd fra f.eks. Norsk jazzforum og Norsk kulturråd til å dekke reise og opphold. Det er få klubber som har mulighet til å fullfinansiere et konsertprosjekt alene, så sørg for å ha en åpen og ærlig linje med artisten, og finn sammen ut hva som er et realistisk honorar. Vær oppmerksom på at du som arrangør må forholde deg til en stadig mer profesjonell musikergruppe, så husk for all del å være ryddig i forhandlingene. Rykter sprer seg fort i musikermiljøer, og dersom en klubb får rykte på seg for å være rotete i forhold til penger og lignende, kan det ta lang tid for denne å bygge seg opp tillit igjen.

Det vil gjerne variere hvem du skal forhandle med når du booker en artist. Som regel er det en bookingagent, men det kan også være artisten selv, et management, eller i noen tilfeller plateselskapet. Sørg uansett for å være så klar og tydelig som mulig i kommunikasjonen, slik at feil og misforståelser unngås. Det finnes nok av misforståelser, også i norsk jazzklubbsammenheng. Selv om slike hendelser kan bli til gode historier rundt middagsbordet, er det greit å unngå dem.

Bookingansvarlig bør være lett tilgjengelig, spesielt i dagene opp mot konserten. Dersom vedkommende skal på ferie/blir syk eller lignende, sørg for all del for å skaffe en ny kontaktperson, og sørg videre for at bandets kontaktperson får rett telefonnummer.

Det finnes mange faser i en bookingprosess En anbefaling er å være ute så tidlig som mulig for å minske risikoen for feil og problemer.

En normal prosess kan se slik ut:

1. Idéutvikling / forespørsel
   1. Dette er bookingens kreative fase. Når man først har tenkt ut programprofilen, vil det neste naturlige steget være å få ideer til artister som bør bookes. Disse ideene oppstår gjerne på grunnlag av f.eks. samtaler med likesinnede, besøk på nettsider, lytting til demoer og besøk på festivaler og messer.
   2. Det er flere hensyn som må tas i det man setter i gang med å planlegge bookingen. Man bør f.eks. sjekke ut de ulike søkeinstansene, og finne ut hvem som kan gi støtte til hva. Man bør også tenke på hvilken profil man vil jobbe opp mot; det være seg barnekonserter, konserter rettet mot ungdom, nisjekonserter etc.
2. Tilbud fra artist / agent
   1. Dersom klubben allerede er noenlunde profilert, vil det som regel komme inn tilbud fra agenter på jevnlig basis. Er klubben en aktiv del av musikkmiljøet, vil det også komme kontinuerlige tilbud fra artister. Uansett hvor interessante tilbudene er, husk alltid å gi et svar – det er viktig å skape god relasjon til musikere og agenter.
3. Forundersøkelser
   1. Her er nettverk viktig. Ha kontinuerlig kontakt med andre klubber, agenter, managements og media, samt andre som er en del av det utvidede nettverket. Dermed vil man kunne danne seg et bilde av hvilke band som er attraktive for tiden, hvem som snart blir aktuelle, hvem som ikke bør bookes osv.
4. Risikovurdering / budsjettering
   1. Her er det mange hensyn som må tas. Hva slags billettpris er rimelig? Er det en ukedag? Er det andre konkurrerende arrangementer samme dag? Hvor populær er egentlig artisten? Har artisten nylig spilt i nærheten eller i samme by? Hva slags aldersgrense bør man ha? Budsjettet bør være så nøyaktig som mulig. Her må også aspekter som tekniske utgifter, overnatting og catering etc tas med.
5. Bud
   1. Budet bør legges inn skriftlig. Og nok en gang: vær tydelig. Definer hvem som dekker hva, og pass på at det ikke kan dukke opp misforståelser. Sett gjerne en deadline i forhold til avklaring. Dersom du booker større artister er det vanlig å spesifisere at disse ikke skal spille noe annet sted i nærheten de nærmeste månedene. Og husk at budet er bindende!

En avtale består gjerne av tre deler:

1. Selve kontrakten, som inneholder opplysninger om honorar, spillested, dato/klokkeslett, opplysninger om andre band/forband, promomateriale, markedsføring og de generelle kontraktsvilkår.
2. Hospitalityrideren, altså listen med praktiske opplysninger om overnatting, transport, catering, garderober m.m.
3. Teknisk rider som beskriver bandets behov for backline, PA, lys, strøm og andre spesifikasjoner.

Ridere forhandles parallelt med honorar siden mange av kostnadene knytter seg til dette. Det er viktig å finne ut kostnadene ved alle punkter i rideren, da dette skaper et bilde av hva som er helt nødvendig. Videre er det lurt å forhandle om disse da det i beste fall kan redusere kostnadene. Sørg likevel for at begge parter er enige, uenighet vil bare slå tilbake ved seinere anledninger.